我院在完成学校各项工作要求的同时，针对来访学校的行程及特点，以及我院自身的优势和特色，制定了更为明细的工作计划。工作计划主要分两大部分：一部分是物资筹备，主要包括制作方便彼此联系的接待团成员的通讯录和名片、制作具备带有我院标志象征我院特色的胸牌、统一准备象征身份的吉林大学的校徽、制作用来欢迎和宣传的条幅、准备用于记录珍贵瞬间、保留美丽画面的照相机和摄像机等器材、准备代表学院的会客礼物、以及装订并装袋学院的相关宣传材料等等；另一部分是人员分配，本着“专人负责，全体参与”的核心思路，指定每日两到三名同学协助领队老师负责当日统筹工作，其他同学全部参与组织并陪同，这样安排是为了使接待工作万无一失，既有担当者，也有落实者。筹备计划制定之后，被接待团成员尽快地落实了。当塑封的便携通讯卡片、多彩的名片、精美的礼物、印有“辽大师生，五月的吉大欢迎你们！”字样的条幅等等全部到位时，我们仍然不敢有丝毫松懈，把工作进一步核实和明确，在紧张中度过了筹备的每一刻。
